Dlaczego wizualizacja w czasie spotkań jest tak ważna?
Kim jestem.
Kreatywnym praktykiem. Entuzjastką zmian. Pracuję z ludźmi nad ich zmianami. Zmiany dobrze oglądać z wielu perspektyw. Lubię spotkania z ludźmi – coachingowe, tepapeutyczne. Warsztaty i facylitację – lubię pracować z grupami, zespołami.
Skąd pomysł na badania?
Prowadzę spotkania zespołów (moderuję je, opracowuję program, scenariusz), spotkania ze studentami (wykłady, warsztaty – czyli czasami jestem trenerem), spotkania i sesje coachingowe i terapeutyczne. Każde z wymienionych przeze mnie spotkań może być ocenione jako efektywne lub nieefektywne.
Nieefektywne spotkania to takie, po których uczestniczący w nich ludzie mają poczucie zmarnowanego czasu, nie wiedzą tego, co dzięki tym spotkaniom osiągnęli. Nie wiedzą lub muszą się domyślać tego, co mają zrobić. Po takim spotkaniu nie ma poczucia radości, satysfakcji, ani poczucia przybliżania się do osiągnięcia sukcesów.
Co różnicuje efektywne spotkania od nieefektywnych ?
WIZUALIZACJA
W trakcie spotkań ocenianych jako efektywne zaobserwowaliśmy, że prowadzące je osoby lub uczestnicy spotkania, lub i jedni i drudzy wizualizują.
Uwierzcie mi do tak prostego wniosku nie dochodzi się łatwo.
Skąd to wiem?
W ramach małych projektów badawczo – rozwojowych zadaliśmy sobie właśnie takie pytanie: Co zrobić, aby spotkania były efektywne?
Przeanalizowaliśmy literaturę. Zgromadziłam dzięki temu spora dawkę wiedzy. Nie spodziewałam się, że aż tyle napisano książek i publikacji o tym, jak prowadzić spotkania, czym jest moderacja i facylitacja spotkań, jakich używać narzędzi.
Prowadziłam obserwację spotkań w firmach, szkole, na uczelni, w organizacji pozarządowej i społecznej. W czasie tych obserwacji pojawiło się wiele wniosków i zauważyłam jaki jest ogrom potrzeb osób prowadzących spotkania. Oni sami mówili jakiego wsparcia potrzebowaliby, aby spotkania prowadzić lepiej. Przyszedł czas na wywiady pogłębione aby poszerzyć jeszcze swoje wglądy, poszukać inspiracji, wywnioskować i dać rekomendacji co można zmienić, aby spotkania były bardziej efektywne (o tych wnioskach i rekomendacjach jeszcze będę dla Was pisać).
Cały ten zgromadzony materiał był interesujący. Szczególnie jeden wywiad ze świetną projekt menadżer, która pracowała przy organizacji targów, w instytucie metalurgii i instytucie nuklearnym.
Wnioski
Wiele zależy od tego, czy spotkania faktycznie są planowane i prowadzone (facylitowane), czy odbywają się dlatego, że “umówiliśmy spotkanie”. Styl spotkań różni się ze względu na cel i sposób prowadzenia. WyabstrahowaIśmy listę rekomendacji, “instrukcję a’la ikea” (takie było zapotrzebowanie naszych respondentów) – oczywiście chętnie podzielę się z wami tą instrukcją i tym jak ją opracowaliśmy (stay tuned).
Zaobserwowałam, że spotkania, które były ocenione jako nieefektywne:
- prowadzone były przez “jedną gadającą głowę”, która nie wchodziła w żadne interakcje ze swoimi odbiorcami. Opowieści były nudne i płaskie – brakowało w nich jakiekolwiek angażującego wyobraźnię storytellingu,
- w czasie tych spotkań nie było dyskusji, wymiany myśli, idei,
- nikt nie wizualizował w żaden sposób. Nie było wykresów, prezentacji, rysunków. Nic nie pobudzało myślenia – żadne obrazy, flipcharty, odwołania, historie, zero angażujących opowieść,
- na pytanie czy w firmie jest flipchart, rzutnik padała odpowiedź “gdzieś jest” – nie do końca było wiadomo gdzie.
Wszystko można narysować – jak mówi autor książki ……
Albo zwizualizować na różne inne sposoby, wiecie jakie?
Moja rada: Jeśli chcesz, aby Twoje spotkanie było ocenione jako efektywne masz większą szansę na to, kiedy będziesz w jego trakcie WIZUALIZOWAĆ.
Możesz też zastosować inne wskazówki i rekomendacje, o których jeszcze napiszę.
